Essere un project manager è facile. È come andare in bicicletta. Salvo il fatto che questa è in fiamme, tu sei in fiamme e tutto intorno a te è in fiamme. Se vi sentite così non c’è nulla di strano: è proprio come dovreste sentirvi se avete deciso di entrare nel mondo della progettazione.
Ma cos’è un progetto? A cosa serve un budget? E la reportistica? Cosa significa rendicontare?
Partiamo dal progetto, ovvero una serie di attività volte a realizzare obiettivi specifici entro un tempo e un budget definiti. Ne esiste un’ampia gamma nei settori più diversi e molto eterogenee sono le opportunità di finanziamento. Tra queste abbiamo bandi pubblici locali, nazionali o europei, oppure opportunità fornite da fondazioni o altri enti privati nazionali, internazionali o ecclesiastici. È necessario imparare a gestire diversi ambiti come il budget, il tempo, i rischi e i cambiamenti di contesto, i partner, le risorse umane. Fondamentali sono le relazioni con il donatore e con il management e la comunicazione sia interna che esterna.
A prescindere che si sia beneficiari o partner di un progetto, è dal budget che bisogna partire. È uno strumento di gestione finanziaria che ci aiuta a definire l’ammontare delle risorse da destinare a ciascuna attività, in un determinato ambito temporale e allo scopo di verificare la sostenibilità del progetto stesso. Il budget ha quindi un duplice rilievo: è un elemento di previsione e di confronto previsioni/risultati.
Un’attività fondamentale è poi quella del monitoraggio. Deve esserci una comunicazione chiara, precisa ed efficace per poter aggiornare le parti interessate su tutti gli aspetti che devono conoscere. È grazie ai report che si viene a conoscenza dello stato di avanzamento del progetto e del ritmo di esecuzione.
Arriviamo infine alla rendicontazione, quel processo che riepiloga le spese sostenute dai soggetti che realizzano un progetto. Grazie alla rendicontazione si comunicano i risultati, economico-finanziari e non.
Federico Borelli
Grameen Italia